就活生必見！留守電の残し方と折り返し電話のマナー

こんにちは、就活生の皆さん！

「留守電の設定に自信がない」「折り返し電話のマナーがわからない」といった悩みではないでしょうか？

そこで今回は、就活生が知っておくべき留守電の残し方や折り返し電話のマナーについて、わかりやすく解説します！

この記事を読むと、留守電の効果的な残し方や折り返し電話の適切なタイミングが、わかるようになりますよ。

電話対応をスムーズにしたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！

それではどうぞ！

留守電の設定がもたらす利点

留守番電話の設定は、特に就職活動中において非常に重要です。電話を受けられない状況であっても、相手に自分の存在を知らせることができます。これにより、面接や企業からの連絡を逃すリスクを軽減できます。

プロフェッショナルな印象を与える

留守番電話のメッセージが明確かつ丁寧であれば、相手に良い印象を与えることができます。特にビジネスシーンでは、プロフェッショナルな態度が求められるため、自分の名前や連絡先、折り返しの希望時間をしっかりと伝えることが重要です。

適切なマナーを守る

留守電の設定においては、マナーも重要です。例えば、メッセージは簡潔にし、失礼のない言葉遣いを心がけましょう。また、相手が聞き取りやすいように、はっきりとした声で話すことも大切です。

折り返し電話の準備を整える

留守番電話を残された場合、折り返し電話をかける際にも注意が必要です。相手のメッセージをよく聞き、必要な情報を整理してから電話をかけることで、スムーズなコミュニケーションが実現できます。

企業からの留守電に対する適切な対応

企業からの留守電を受け取った場合、迅速かつ丁寧に対応することが重要です。まずは、留守電の内容をしっかりと確認し、必要な情報を把握しましょう。

留守電の内容を確認する

留守電に残されたメッセージは、企業からの重要な連絡が含まれている場合があります。メッセージを聞いたら、要点をメモし、相手の名前や連絡先、用件を確認しましょう。

折り返しのタイミング

留守電を受け取ったら、できるだけ早く折り返しの電話をかけることが大切です。特に、緊急の用件や求人に関する連絡の場合は、早めの対応が好印象を与えます。ただし、企業の営業時間内にかけるよう心掛けましょう。

電話のマナーに注意

折り返しの電話をかける際は、礼儀正しく対応することが求められます。自分の名前、用件、そして留守電を受け取ったことを伝え、相手の反応に応じて丁寧なコミュニケーションを心掛けましょう。また、相手が忙しい場合は、再度連絡を取る旨を伝え、失礼のないように配慮しましょう。

折り返し電話の適切なタイミング

折り返し電話をかけるタイミングは非常に重要です。基本的には、相手からの電話を受けた後、できるだけ早く折り返すことが望ましいとされています。特に就職活動中は、企業側も忙しいため、迅速な連絡が評価されるポイントになります。

営業時間内に折り返す

折り返し電話をかける際は、相手の営業時間内に行うことがマナーです。例えば、企業の営業時間が9時から17時の場合、可能であればその時間内に電話をかけるようにしましょう。もし営業時間外にかけてしまった場合は、翌営業日が良いでしょう。

タイミングを見計らう

相手が忙しい時間帯を避けることも大切です。例えば、昼休みや始業直後、終業直前などは避け、比較的落ち着いている時間帯を選ぶと良いでしょう。また、電話をかける前に、相手の都合を考慮し、少し時間を置いてから連絡をするのが理想的です。

折り返しの際の言葉遣い

折り返し電話をかける際は、相手に失礼のないように丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「お忙しいところ失礼いたします」といった挨拶を最初に述べると良いでしょう。また、自分の名前や用件を明確に伝えることで、相手もスムーズに対応しやすくなります。

好印象を与えるための電話対応のコツ

電話対応は、相手に与える印象を大きく左右します。特に就職活動中の学生にとって、電話でのコミュニケーション能力は重要です。ここでは、好印象を与えるための具体的なコツをご紹介します。

明るい声で対応する

電話越しに相手に声を届ける際、明るい声で話すことが大切です。声のトーンや話し方が相手に元気や信頼感を与える要素となります。特に、初対面の相手には、明るく、はっきりとした声で対応しましょう。

相手の話をしっかり聞く

電話の際には、相手の話をよく聞く姿勢が求められます。相手が何を伝えたいのかを理解するために、頷きや相槌を使いながら、集中して話を聞くことがポイントです。相手の言葉に対して適切な反応を示すことで、良好なコミュニケーションが築けます。

礼儀正しさを忘れない

電話対応では、礼儀正しさが非常に重要です。挨拶やお礼をしっかりと述べることで、相手に対する敬意を示すことができます。また、自分の名前や用件を明確に伝えることで、相手に安心感を与えることも大切です。

留守電がない場合の対処法

留守電が残されていない場合、どのように対処すれば良いのでしょうか。まずは冷静に状況を把握し、適切な行動を取ることが重要です。

再度の電話をかける

留守電がない場合、まずは再度電話をかけることを考えましょう。相手が忙しい時間帯であったり、電話に出られなかった可能性があります。数時間を空けてから再度かけてみると良いでしょう。

メールで連絡する

電話がつながらない場合は、メールを使って連絡を取る方法もあります。特にビジネスシーンでは、メールは正式な連絡手段として広く利用されています。メールには自分の名前や用件、連絡先を明記し、相手が返信しやすいように配慮しましょう。

メッセージアプリを活用する

最近では、LINEやWhatsAppなどのメッセージアプリを利用する人も多いです。相手がそのようなアプリを使っている場合、直接メッセージを送ることで素早く連絡が取れることがあります。ただし、相手のプライバシーを考慮し、あまり頻繁には連絡しないようにしましょう。