こんにちは、就活生の皆さん。就職活動において電話対応は非常に重要なスキルです。
「電話でのコミュニケーションが苦手」「企業との電話で緊張してしまう」とお悩みではないでしょうか？
そこで今回は、就活における電話対応のマナーやコツを、わかりやすく解説します！
この記事は次のような人におすすめ！
- 電話での受け答えに自信が持てない方
- 企業からの電話に良い印象を与えたい方
- 社会人との基本的な電話マナーを学びたい方
この記事を読むと、電話でのマナーや効果的な応対方法が、理解できるようになりますよ。
自信を持って電話対応をしたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！
それではどうぞ！
就活生が知っておくべき電話マナー
電話をかける前の準備
電話をかける前には、まず自分の話す内容をしっかり確認しておきましょう。特に、企業名や担当者名、用件をメモしておくと安心です。また、電話をかける時間帯にも注意が必要です。一般的には、午前中や午後の早い時間帯が好まれますが、企業によって異なるため、事前に確認しておくと良いでしょう。
電話中のマナー
電話がつながったら、まずは自分の名前と用件をはっきり伝えましょう。相手が聞き取りやすいように、ゆっくりと話すことが大切です。また、相手の話を遮らずに最後まで聞く姿勢を持ちましょう。必要に応じてメモを取りながら、相手の指示や情報をしっかり受け止めることが重要です。
電話を終える際の注意点
電話を終える際には、お礼の言葉を忘れずに伝えましょう。「お忙しいところありがとうございました」といった一言が、相手に良い印象を与えます。また、電話を切る際には、相手の返事を待ってから切るようにしましょう。自己中心的にならず、相手の気持ちを考えることが大切です。
企業からの電話に対する印象を良くするポイント
企業からの電話に好印象で応えるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。まず、電話がかかってきた際の態度や言葉遣いが相手に与える印象を大きく左右します。ここでは、電話対応時に気をつけるべきポイントを紹介します。
適切な応答の仕方
電話が鳴ったら、できるだけ早く出ることが大切です。3コール以内に応答するのが理想的です。その際は、まず自分の名前を名乗り、相手の名前を確認しましょう。「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です」といった形で、相手に安心感を与えることができます。
声のトーンとスピード
電話での会話では、声のトーンやスピードが非常に重要です。明るく元気な声で話すことで、相手に良い印象を与えられます。また、相手の話すスピードに合わせてあげることで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
メモを取る習慣
電話の内容を忘れないためにも、メモを取る習慣を持ちましょう。相手の名前や用件、重要なポイントを記録することで、後からのフォローもしやすくなります。また、メモを取りながら話すことで、相手に対して真剣に聞いている姿勢を示すことができます。
社会人との電話コミュニケーションの基本
社会人との電話でのやり取りは、ビジネスシーンにおいて非常に重要です。電話は直接的なコミュニケーション手段であるため、マナーを守ることが求められます。特に就職活動中は、企業の担当者や面接官との電話応対が多くなるため、基本的な電話マナーを理解しておくことが大切です。
電話をかける前の準備
電話をかける前には、事前に話す内容を整理しておくことが重要です。目的や用件を明確にし、必要な情報を手元に用意しておきましょう。また、相手の都合を考慮し、電話をかける時間帯にも気を付けることが大切です。
電話中のマナー
電話中は、相手の話をしっかりと聞く姿勢が求められます。相手が話している間は、 interrupt しないように注意し、必要に応じて相槌を打ちましょう。また、声のトーンや話し方にも気を配り、礼儀正しく対応することが重要です。
電話を終える際の注意点
電話の最後には、感謝の意を伝えることを忘れないようにしましょう。「お忙しい中ありがとうございました」といった一言を添えることで、相手に良い印象を与えることができます。また、電話を切る際は、相手が電話を切るのを待ってから自分から切るように心がけましょう。
面接結果を電話で受け取る際の注意事項
面接結果を電話で受け取る際には、いくつかの注意点があります。これらを守ることで、より良い印象を与えることができるでしょう。
電話を受ける環境を整える
まず、電話を受ける環境を整えることが重要です。静かな場所で電話を受けることで、相手の声がはっきりと聞こえ、自分の声も相手に伝わりやすくなります。また、周囲の雑音が少ない場所を選ぶことで、集中して話を聞くことができます。
感謝の気持ちを伝える
電話の相手が面接結果を伝えてくれる際には、感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。「お忙しい中お電話いただきありがとうございます」といった言葉を添えることで、相手に対する敬意を示すことができます。
結果に対する反応に注意する
面接結果に対する反応も重要です。結果が良かった場合でも、冷静さを保ちつつ喜びを表現することが求められます。一方、結果が良くなかった場合でも、相手に対して感謝を示すことが大切です。感情的にならず、礼儀正しく応答することを心掛けましょう。
電話をかける際の状況に応じたアプローチ
就職活動における電話のかけ方は、状況によって異なります。ここでは、いくつかの具体的なシチュエーションごとに、適切な電話のかけ方と会話例を紹介します。
企業への問い合わせ
企業に対して問い合わせを行う際は、まず自分の名前と目的をはっきり伝えることが重要です。
例:
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。御社のインターンシップについてお伺いしたくお電話いたしました。」
面接の確認
面接日程の確認や変更については、相手の時間を尊重しつつ丁寧に伝えましょう。
例:
「お世話になっております。〇〇大学の△△です。先日ご連絡いただいた面接の件ですが、日程の確認をさせていただきたくお電話しました。」
お礼の電話
面接後やお世話になった方へのお礼の電話は、感謝の気持ちをしっかり伝えることが大切です。
例:
「お世話になっております。〇〇大学の△△です。先日の面接では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
