面接結果待ちで辞退する方法｜メール例文と電話の伝え方

こんにちは、レポトンです。

面接を受けた企業から結果が届く前に、他社への入社を決めたり、就職先への考えが変わったりすることはあります。選考を辞退したいと思っても、いつ、どのように伝えればよいのか迷いますよね。

そこで今回は、面接結果待ちの企業へ選考辞退を伝えるタイミング、メール例文、電話での伝え方を解説します！

この記事を読むと、相手企業に失礼にならない選考辞退の進め方が分かり、落ち着いて連絡できるようになります。

それではどうぞ！

面接結果待ちでも辞退を決めた時点で連絡する

面接結果を待っている途中でも、辞退を決めた時点で早めに連絡して問題ありません。基本は企業から指定された方法を優先し、指定がなければ電話またはメールで、感謝とお詫びを添えて伝えます。

面接後で結果待ちの場合は、すでに面接を終えているため、「面接を辞退します」よりも「選考を辞退します」と表現するのが自然です。結果の通知を待ってから連絡する必要はありません。

辞退の連絡で押さえるポイント

理由は「一身上の都合により」「諸般の事情により」だけでも差し支えありません。他社への入社を決めた場合は、その事実を簡潔に伝えてもよいでしょう。

メールと電話のどちらで辞退を伝えるか

企業から連絡方法の指定があれば、まずその指示に従います。指定がない場合は、日程に余裕があればメール、急ぎの場合は電話という使い分けが実務上の目安です。

メールでよいケース

面接予定日まで余裕がある場合や、面接後の結果待ちで緊急性が高くない場合は、メールで連絡して差し支えありません。文章で記録が残るため、応募職種や辞退の意思も正確に伝えられます。

電話を基本にするケース

面接の直前・当日など急いで伝える必要がある場合や、最終面接後など重要度が高い場合は、電話で早急に伝えるのが基本です。電話がつながらなければ、留守番電話に要件を残したうえで、確認メールを送る方法もあります。

電話では、静かな場所からかけ、最初に大学名または氏名と応募職種を伝えます。担当者が不在なら、戻る時間を確認し、必要に応じて改めて連絡しましょう。

選考辞退メールの書き方と例文

選考辞退メールには、件名、宛名、氏名、応募職種、辞退の意思、理由、感謝とお詫び、連絡先を入れます。以下の例文をコピーし、会社名や氏名などを置き換えて使ってください。

他社への入社を決めた場合

件名：選考辞退のご連絡／営業職／山田太郎

○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。○○大学の山田太郎です。

先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、他社への入社を決定したため、誠に勝手ながら貴社の選考を辞退いたします。

お時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。
貴重な機会をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

山田太郎
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：sample@example.com

辞退理由を詳しく伝えない場合

件名：選考辞退のご連絡／営業職／山田太郎

○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。○○大学の山田太郎です。

この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、一身上の都合により、貴社の選考を辞退いたします。

お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
これまでご対応いただきましたことに、心より御礼申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

山田太郎
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：sample@example.com

「一身上の都合」と伝える場合

件名：選考辞退のご連絡／営業職／山田太郎

○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。○○大学の山田太郎です。

先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
誠に勝手ながら、諸般の事情により、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

突然のご連絡となり、申し訳ございません。
貴重なお時間をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

山田太郎
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：sample@example.com

電話で選考辞退を伝えるときの言い方

電話では、最初に名乗って担当者につないでもらい、選考辞退の意思、理由、感謝の順に簡潔に伝えます。

お忙しいところ失礼いたします。○○大学の山田太郎と申します。
営業職の選考について、採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

（担当者につながったら）
お世話になっております。先日、営業職の面接を受けた山田太郎です。
大変申し上げにくいのですが、諸般の事情により、今回の選考を辞退したくご連絡いたしました。
面接のお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。

面接結果待ちの辞退に関するよくある疑問

辞退理由を詳しく聞かれたらどうする？

詳細を無理に説明する必要はありません。「一身上の都合によるものです」「慎重に検討した結果、他社への入社を決めました」と、答えられる範囲で簡潔に伝えれば大丈夫です。

メールを送った後に返信がない場合は？

まずは送信先や宛名に間違いがないか確認します。急ぎの場合や重要な選考の場合は、採用担当者へ電話し、「先ほど選考辞退のメールをお送りしました」と確認すると確実です。

結果通知後に辞退してもよい？

結果通知後でも、辞退する意思が固まった時点で速やかに連絡します。内定承諾前であれば、通常は選考への参加を取りやめる連絡として扱われます。一方、内定承諾後は、内定の法的性質や契約内容によって扱いが変わる場合があります。採用枠や入社準備への影響もあるため、直ちに電話とメールで連絡し、必要に応じて謝罪しましょう。

まとめ：辞退を決めたら早めに丁寧に連絡しよう

面接結果待ちの選考辞退について、覚えておきたいポイントをまとめます。

• 辞退を決めた時点で、結果を待たずにできるだけ早く連絡する
• 企業の指定がなければ、余裕がある場合はメール、急ぎの場合は電話を使う
• メールには件名、氏名、応募職種、辞退理由、謝意、お詫び、連絡先を入れる
• 辞退理由は「一身上の都合」や「他社への入社を決めたため」など簡潔に伝える
• 面接後の結果待ちでは、「面接を辞退」ではなく「選考を辞退」と表現する

辞退の連絡は気が重くなりやすいものですが、早く誠実に伝えれば問題ありません。状況に合う例文を整えて、今日中にメールまたは電話で連絡しましょう。