就活における企業からの電話対応ガイド｜好印象を与える方法とマナー

就職活動において、企業からの電話対応は非常に重要なポイントです。

「企業からの電話に出る際の基本マナー」や「好印象を残すための電話応対のポイント」など、気になることが多いのではないでしょうか？

そこで今回は、就活における企業からの電話対応について徹底解説します！

この記事を読むと、企業からの電話に対する自信がつき、効果的な対応ができるようになりますよ。

電話応対を上達させたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！

それではどうぞ！

企業からの電話応対における重要なポイント

企業からの電話に出る際には、まず落ち着いて対応することが大切です。電話は相手の顔が見えないため、言葉遣いや声のトーンが特に重要になります。

受け答えの基本

電話が鳴ったら、すぐに出るよう心掛けましょう。出る際には「失礼いたします」や「お世話になっております」といった挨拶を添え、相手の名前を確認しましょう。

言葉遣いとトーンの重要性

話す際には、敬語を正しく使い、明瞭な声で話すことが求められます。特に重要なポイントを伝える際には、ゆっくりと話すことで、相手に理解してもらいやすくなります。

メモの活用

電話の内容をしっかりと記録するために、メモを用意しておくと良いでしょう。特に、相手の名前や要件、次のステップについては、後で確認できるようにしておくことが重要です。

電話応対で印象を良くするためのコツ

就職活動において、企業からの電話応対は非常に重要です。第一印象が良ければ、後の選考にも良い影響を与える可能性があります。ここでは、電話応対を通じて好印象を残すためのポイントを紹介します。

明るい声で応対する

電話を受ける際は、第一声が肝心です。明るく、はっきりとした声で応対することで、相手に良い印象を与えます。声のトーンや話し方も意識し、自信を持って応答しましょう。

丁寧な言葉遣いを心がける

電話の相手は企業の方ですので、丁寧な言葉遣いが求められます。「はい」「かしこまりました」などの基本的な敬語を使い、相手に対する敬意を示しましょう。また、相手の名前を確認して、呼びかけることも効果的です。

メモを取りながら対応する

電話での会話中は、重要な情報を逃さないためにメモを取る習慣をつけましょう。相手の名前や連絡先、用件などをしっかりと記録することで、後での確認が容易になります。また、メモを取る姿勢を見せることで、相手に対する真剣さを伝えることができます。

折り返し電話をかける際の注意事項

企業からの電話に折り返す際には、いくつかのポイントに注意を払うことが重要です。適切なマナーを守ることで、好印象を与えることができます。

電話をかけるタイミング

まず、電話をかけるタイミングが重要です。企業が忙しい時間帯や、営業時間外に電話をかけることは避けましょう。一般的には、午前中や午後の早い時間帯が適しています。

自己紹介を忘れずに

折り返しの電話では、まず自分の名前と用件をはっきりと伝えることが大切です。「〇〇大学の△△です」と自己紹介をし、なぜ電話をかけているのかを明確にしましょう。

感謝の気持ちを伝える

電話の最後には、相手に対して感謝の気持ちを伝えることを忘れずに。こちらの意図を理解してもらったことに対して「お忙しいところありがとうございます」と言うことで、良い印象を残すことができます。

企業からの電話を受けられなかった際の対策

就職活動中に企業からの電話に出られない場合、どう対処するかが重要です。特に、面接の結果通知や重要な連絡がある場合には、適切な対応が求められます。ここでは、そんな時の対処法を紹介します。

すぐに折り返す

電話を受けられなかった場合、できるだけ早く折り返しの連絡をしましょう。特に、電話を受けた企業の連絡先がわかる場合は、すぐにかけ直すことが大切です。時間が経つほど、相手の印象が悪くなる可能性があるため、迅速に行動することが求められます。

留守番電話の確認

企業からの電話に出られなかった場合、留守番電話にメッセージが残されていることがあります。その内容を確認し、指示や返信が必要な場合は、すぐに対応することが重要です。留守番電話の内容を把握することで、適切な返答ができ、企業に良い印象を与えることができます。

メールでの連絡も検討

電話に出られなかった場合、企業に対してメールでの連絡を検討するのも良い方法です。電話での連絡がなかった理由を簡潔に説明し、再度の連絡を希望する旨を伝えましょう。ただし、メールでの連絡は電話に比べて反応が遅れることがあるため、急ぎの用件の場合は電話を優先することをお勧めします。

電話対応の基本的な流れ

電話対応の際は、まず自分の名前と所属を名乗ることが大切です。これにより、相手に安心感を与えることができます。例えば、「お世話になっております。株式会社○○の山田です。」というように、まずは名乗りましょう。

企業からの問い合わせへの対応例

企業からの電話で「お電話ありがとうございます。○○の△△と申しますが、御社の採用についてお伺いしたいことがあります。」と言われた場合、次のように返答します。

「お世話になっております。株式会社○○の山田です。採用についてのご質問ですね。どのようなことをお伺いできますでしょうか？」と返すことで、相手の話を引き出しやすくなります。

自分からの電話をかける際のシナリオ

自分から電話をかける際は、まず「お世話になっております。株式会社○○の山田と申します。」と名乗ります。その後、「先日お送りした履歴書についてお伺いしたく、電話させていただきました。」と具体的な目的を伝えます。

相手が忙しい場合も考慮し、「お時間大丈夫でしょうか？」と確認を入れることで、相手の都合を尊重する姿勢を示します。

話の締めくくり方

会話の最後には、相手に感謝の意を表すことが重要です。「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。」と伝えることで、好印象を与えることができます。

また、次のステップについても触れておくと良いでしょう。「今後のご連絡をお待ちしておりますので、よろしくお願いいたします。」といったフレーズを添えることで、フォローアップへの意欲を示すことができます。