エントリーシートをメールで送信する際には、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
「エントリーシートをメールで送る方法が分からない」「適切なマナーが知りたい」とお悩みではないでしょうか？
そこで今回は、エントリーシートをメールで送信する際の基本ステップや注意事項について、わかりやすく解説します！
この記事は次のような人におすすめ！
- エントリーシートの送信方法に不安がある方
- メールマナーが気になる方
- 具体的な例文を求めている方
この記事を読むと、エントリーシートをメールで送信する際のポイントや例文がわかるようになりますよ。
スムーズにエントリーシートを送信したい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！
それではどうぞ！
エントリーシートをメールで送信する際の基本手順
エントリーシートをメールで送る際は、特に注意が必要です。以下に基本的な手順を示します。
1. 件名の設定
メールの件名は、受取人が一目で内容を理解できるように明確に設定しましょう。例えば、「エントリーシート提出 – [あなたの名前]」などが適切です。
2. 本文の書き方
メールの本文では、まず挨拶をし、自己紹介を簡潔に行います。その後、エントリーシートを添付した旨を伝え、感謝の気持ちを表現することが重要です。
3. 添付ファイルの確認
エントリーシートを添付する際は、ファイル名が適切であることを確認しましょう。一般的には「[あなたの名前]_エントリーシート.pdf」のようにすると、受取人がファイルを見つけやすくなります。また、ファイル形式が指定されている場合は、それに従うことが大切です。
メール送信時の注意点
エントリーシートをメールで送信する際には、いくつかの重要な注意点があります。まず、送信先のメールアドレスを確認し、正確に入力することが大切です。誤ったアドレスに送信してしまうと、せっかくの応募が無駄になってしまう可能性があります。
件名の重要性
メールの件名は、受信者にとって非常に重要です。適切な件名を設定することで、メールが一目でわかりやすくなります。例えば、「エントリーシート提出：氏名」といった具体的な内容の件名をつけることが望ましいです。
本文の丁寧さ
メールの本文には、簡潔かつ丁寧な挨拶を書きましょう。例えば、「お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。」といった形式で自己紹介をすると良いでしょう。また、送信する書類について簡単に説明を加えることで、受信者にとってわかりやすくなります。
添付ファイルの確認
エントリーシートを添付する際は、ファイル名や形式にも注意が必要です。ファイル名には自分の名前や内容を含めると良いでしょう。また、PDF形式で送信することが一般的で、受信者が容易に開けるように配慮します。最後に、添付ファイルが正しく添付されているか、再度確認することを忘れずに行いましょう。
エントリーシート送信の基本ステップ
エントリーシートをメールで送信する際には、いくつかの基本的なステップがあります。まず、件名を明確にして、送信先が何のメールであるかを一目でわかるようにします。例えば、「エントリーシート提出：氏名」といった具体的な件名が望ましいです。
次に、メール本文には、挨拶や自己紹介、エントリーシートを添付している旨を丁寧に記載します。最後に、送信内容の確認を怠らず、誤字脱字がないかチェックすることが重要です。
メール本文の構成
メール本文の構成は、まず挨拶から始めます。例えば、「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。」というように、相手に対する敬意を表すことが大切です。
その後、エントリーシートを添付した理由や、自分の意欲を簡潔に述べましょう。「このたびは貴社の選考に応募させていただきたく、エントリーシートをお送りいたします。」といった表現が適切です。
添付ファイルの注意点
エントリーシートを添付する際には、ファイル名にも注意が必要です。「氏名_エントリーシート.pdf」のように、分かりやすいファイル名を付けることで、相手が見つけやすくなります。
また、ファイル形式にも気を付け、PDF形式が一般的ですが、指定がある場合はその指示に従ってください。最後に、必ず添付ファイルを確認し、メールを送信する前に自分のエントリーシートが正しく添付されているか再確認することをお勧めします。
添付ファイルの形式
エントリーシートをメールで送信する際には、適切なファイル形式を選ぶことが非常に重要です。一般的に、PDF形式が推奨されます。PDFは、どのデバイスでもレイアウトが崩れずに表示されるため、応募先の企業にとっても安心です。
また、Word文書（.docx）やテキストファイル（.txt）も受け付けられる場合がありますが、これらの形式ではフォーマットが崩れる可能性があるため、注意が必要です。特に、企業の指示がない場合はPDFを使用するのがベストです。
ファイルサイズの注意点
添付ファイルのサイズも考慮する必要があります。一般的には、メールの添付ファイルのサイズは10MB以下に抑えることが望ましいです。大きすぎるファイルは、相手にとって受信が難しくなることがあります。
もし、エントリーシートが大きくなってしまった場合は、ファイルを圧縮するか、必要な書類を選別して送ることを検討してください。また、オンラインストレージサービスを利用して、共有リンクを送る方法もあります。
送信前の確認事項
ファイル形式やサイズを確認したら、必ず送信前に内容をチェックしましょう。誤ったファイルを送信してしまったり、内容に誤りがあると、印象が悪くなる可能性があります。送信する前に、自分のエントリーシートが企業の求める形式に合っているか、再度確認することをお勧めします。
送信後のフォローアップ方法
エントリーシートを送信した後は、適切なフォローアップが重要です。これにより、あなたの関心を示し、採用担当者に良い印象を与えることができます。
フォローアップのタイミング
一般的に、エントリーシートを送信してから1週間程度がフォローアップの適切なタイミングとされています。この期間に、相手が応募書類を確認する時間を与えることができます。
フォローアップの方法
フォローアップはメールで行うのが一般的です。メールの内容は簡潔にまとめ、感謝の気持ちを伝えつつ、選考の進捗について尋ねると良いでしょう。
フォローアップの文例
以下はフォローアップメールの例です。
件名: エントリーシートの送信についてのフォローアップ
本文: 〇〇株式会社 人事部 〇〇 様
お世話になっております。先日、エントリーシートを送信させていただきました〇〇です。この度は貴重なお時間をいただきありがとうございます。
お手数ですが、選考についての進捗をお知らせいただければ幸いです。引き続きよろしくお願いいたします。
敬具
