就活における電話の出方とマナーを徹底解説

こんにちは、就活における電話の出方とマナーについて解説するレポトンです。

「電話の受け方やマナーについて不安」「企業からの電話にどう対応すべきか悩んでいる」とお悩みではないでしょうか？

そこで今回は、就活における電話応対の基本マナーや企業からの電話に好印象を与える対応法を徹底解説します！

この記事を読むと、就活における電話のマナーや受け方が理解できるようになりますよ。

安心して電話応対をしたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！

それではどうぞ！

就活での電話応対の基本マナー

就職活動において、電話応対は非常に重要なスキルです。電話での印象が、あなたの第一印象となることが多いため、基本的なマナーを身につけておくことが必要です。

電話を受ける際のポイント

電話を受ける時は、まず落ち着いて対応することが大切です。受話器を取る前に、一呼吸おいて自分の気持ちを整えましょう。また、相手の名前や会社名をしっかりと確認することで、スムーズな会話が可能になります。

話し方の工夫

電話での話し方は、相手に与える印象を大きく左右します。明るく、はっきりとした声で話すことが大切です。また、相手の話をよく聞き、適宜相槌を打つことで、コミュニケーションが円滑になります。

礼儀正しさを忘れずに

電話応対では、礼儀正しさが求められます。相手に対して敬語を使い、感謝の気持ちを表現することが重要です。特に、面接の日程調整や質問をする際には、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

企業からの電話に対する効果的な応対方法

企業からの電話に好印象を与えるためには、いくつかのポイントに注意することが重要です。まず、電話がかかってきた際には、落ち着いて対応することを心がけましょう。焦りや緊張は相手に伝わりやすいため、深呼吸をして心を整えることが大切です。

基本的なマナーを守る

電話に出る際は、まずは「失礼いたします」といった挨拶から始めると良いでしょう。自分の名前を名乗り、相手の名前を確認することも重要です。この時、相手の名前をしっかりと聞き取ることで、相手に対する敬意を示すことができます。

明瞭な声で応答する

電話での会話は、相手の表情を見れないため、声のトーンや明瞭さが特に重要です。はっきりとした声で話すことで、相手に安心感を与えることができます。また、適度な間を保ちながら話すことも、相手の理解を助けるポイントです。

感謝の気持ちを忘れない

電話の最後には、「お忙しい中ありがとうございます」といった感謝の言葉を添えることで、良い印象を残すことができます。この小さな気配りが、企業との関係をより良いものにするでしょう。

電話の受け方のポイント

電話を受ける際の基本的なマナーとして、まずは冷静に対応することが重要です。受話器を取る前に、深呼吸をして心を落ち着けましょう。電話を受けたら、名乗ることを忘れずに行い、相手の名前を確認するのも良いでしょう。

受け答えの基本

相手の話をよく聞き、必要な場合にはメモを取ることが大切です。特に、重要な情報や日時などはしっかりと記録しましょう。話が終わったら、相手に感謝の気持ちを伝え、電話を切る際には「失礼いたします」と一言添えると良い印象を与えます。

適切な環境を整える

電話を受ける環境も大切です。周囲が静かな場所で、集中できる環境を選びましょう。また、携帯電話の場合は、電波の良い場所を選ぶことも重要です。

電話のかけ方のポイント

電話をかける際も、まずは自分が何の目的で電話をしているのかを明確にしておくことが重要です。事前に話す内容を整理し、必要な情報を準備しておきましょう。

かける時間帯に注意

電話をかける時間帯にも気をつける必要があります。相手が忙しい時間帯や、昼休みなどは避けるようにしましょう。また、電話をかける前には、相手が出られるかどうかを考慮し、不在の場合にはメッセージを残すことを検討してください。

自己紹介と用件の伝え方

電話がつながったら、まずは自分の名前と所属を名乗り、用件を簡潔に伝えます。相手が誰なのかを確認することも大切です。相手が理解できるよう、はっきりとした声で話すよう心がけましょう。

折り返し電話の実践例

折り返し電話をかける際は、相手に良い印象を与えるために、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。以下に、具体的な会話例を紹介します。

初めの挨拶と自己紹介

「お世話になっております。○○大学の△△と申します。先ほどお電話をいただきました件について、折り返しご連絡させていただきました。」

要件の確認

「お電話いただいた内容について、もう少し詳しくお伺いしたいのですが、どのようなご用件でしたでしょうか？」

感謝の意を伝える

「お忙しい中、私のためにお時間をいただきありがとうございます。お話を伺えて大変助かりました。」

就活中の電話対応のポイント

就職活動中に電話対応は非常に重要なスキルです。企業からの電話は、あなたの印象を左右する大きな要因となります。ここでは、電話対応で気を付けるべき注意点をいくつか紹介します。

電話を受ける前に準備すること

電話を受ける前に、静かな場所を確保することが大切です。また、企業名や担当者名などの情報を手元に用意しておくと、スムーズに対応できます。さらに、メモ用紙とペンを用意しておくことで、重要な情報を記録しやすくなります。

電話中の態度と声のトーン

電話中は、明るくてはっきりとした声で話すことが重要です。相手に対して敬意を持って接し、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。また、相手の話をしっかりと聞き、理解する姿勢を示すことも大切です。

電話後のフォローアップ

電話が終わった後は、必要に応じてお礼のメールを送ることを検討しましょう。特に、面接の調整や情報提供をしてくれた場合は、感謝の意を伝えることが重要です。これにより、良い印象を持たれる可能性が高まります。