就活の折り返し電話に出ないときの正解｜再連絡の手順と例文

こんにちは、レポトンです

就活中に企業からの折り返し電話に出られず、「すぐ再連絡すべき？」「メールでも大丈夫？」とお悩みではないでしょうか？

そこで今回は、就活の折り返し電話に出られなかったときの正しい対応手順と、留守電・メールの例文をわかりやすく解説します！

この記事を読むと、折り返し電話の基本手順から連絡文の作り方までがわかるようになりますよ

企業への失礼を避けて、落ち着いて対応したい方はぜひ参考にしてみてくださいね！

それではどうぞ！

1. 就活で折り返し電話に出ないときの基本対応

折り返し電話に出られなかったら、まず着信を確認し、できるだけ早く自分から連絡しましょう。放置せず、謝罪と用件確認を簡潔に伝えることが大切です。

最初に、着信履歴と留守番電話を確認します。企業名や担当者名、電話番号、用件がわかればメモしてください。知らない番号でも、就活中は企業からの連絡かもしれません。

次に、企業の採用ページやメールで営業時間を確認します。営業時間外なら、無理に電話をかけず、翌営業日の適切な時間を選びましょう。営業時間は企業によって異なるため、公式情報を優先してください。

電話がつながったら、大学名と氏名を名乗り、「先ほどお電話をいただきましたが、出られず申し訳ございません」と伝えます。その後、「採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますか」と確認しましょう。

• 着信履歴と留守番電話を確認する
• 企業の営業時間と連絡先を確認する
• 用件を整理して自分から折り返す
• 不在なら留守電やメールで要件を残す

注意: 折り返しが遅れた理由を長く説明する必要はありません。まず謝罪し、要件を確認する姿勢を見せれば十分です。

2. 再度電話するベストな時間と回数

再度電話するなら、企業の営業時間内で、始業直後と終業間際を避けるのが基本です。担当者につながらなくても、何度も連続してかけず、時間を空けて対応しましょう。

電話をかける時間帯を選ぶ

一般的には、午前の業務が落ち着く時間帯や午後の早い時間帯が候補になります。ただし、企業の営業時間や業界によって忙しい時間は変わります。採用担当者から指定があれば、指定時間を最優先してください。

昼休みの時間帯も、担当者が不在になりやすいため避けると安心です。緊急の用件でなければ、翌営業日に連絡しても問題ありません。

つながらないときの再連絡回数

担当者が不在なら、電話に出た方へ伝言を依頼します。同じ日に何度も電話するより、時間を空けて一度だけ再連絡し、それでも難しければメールを送る方法が適切です。

電話をかける前に、話す内容をメモしておくと、緊張しても要点を伝えられます。連絡した日時と相手の名前も記録しておけば、次の対応がスムーズです。

状況	対応
営業時間内に折り返せる	確認後、早めに電話する
担当者が不在	伝言を依頼し、必要ならメールする
営業時間外に気づいた	翌営業日に連絡する

メモ: 重要なのは電話の回数ではなく、相手が確認しやすい形で連絡を残すことです。

3. 担当者につながらない場合の留守電・メール例文

担当者につながらないときは、留守電かメールで「誰が、なぜ、いつ連絡したか」を残します。短く正確に伝え、折り返しをお願いする形にしましょう。

留守番電話に残す例文

「お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇と申します。本日〇時頃、採用ご担当の〇〇様からお電話をいただきましたが、出られず申し訳ございません。〇〇様に折り返しをお願いしたく、ご連絡いたしました。電話番号は〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇です。失礼いたします。」

留守電では、大学名と氏名をはっきり名乗り、電話番号はゆっくり伝えます。用件を詳しく話しすぎると聞き取りにくくなるため、折り返しを希望する内容に絞ってください。

メールで送る例文

件名：お電話のお礼と折り返しのお願い／〇〇大学・氏名

株式会社〇〇
採用ご担当 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。

本日〇時頃、〇〇様からお電話をいただきましたが、出られず申し訳ございません。恐れ入りますが、ご都合のよい時間に折り返しいただくことは可能でしょうか。

こちらからは、〇月〇日の〇時から〇時の間に改めてお電話いたします。何卒よろしくお願いいたします。

――――――――
〇〇大学〇〇学部
氏名：〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@example.com
――――――――

メールを送るときは、企業から届いたメールへの返信を使うと担当者が確認しやすくなります。新規メールを作る場合は、件名だけで用件がわかるようにしましょう。

4. 企業からの電話を逃さないための準備

企業からの電話を逃さないには、連絡先を管理し、出られる環境を普段から作ることが有効です。事前準備ができていれば、着信に気づいた後も落ち着いて対応できます。

まず、応募企業の電話番号をスマートフォンに登録しましょう。登録名には企業名と採用担当などの情報を入れると、着信時に判断しやすくなります。知らない番号からの着信も、就活中はすぐに拒否しないことが大切です。

• 着信音とバイブレーションを確認する
• 授業中や面接中の留守電設定を確認する
• スマートフォンをこまめに充電する
• 静かに話せる場所を複数用意する
• 応募先の企業名と担当者名を一覧にする

授業やアルバイトで電話に出にくい時間があるなら、面接や応募後のメールで伝えておく方法もあります。「〇時から〇時は授業中のため、折り返し可能です」と示せば、企業も連絡しやすくなります。

また、電話に出たときの名乗り方を練習しておくと安心です。「お電話ありがとうございます。〇〇大学の〇〇です」と明るく答え、メモを取れるよう筆記用具も近くに置いておきましょう。

注意: 公共の場で無理に対応すると、声が聞き取りにくくなります。いったん場所を移してから折り返す判断も、丁寧な対応の一つです。

5. 折り返しで避けたいNG対応と注意点

折り返しでは、放置や無言の着信、くだけすぎた話し方を避けましょう。小さな対応でも、企業は連絡の正確さや姿勢を見ています。

折り返しで避けたい行動

• 着信に気づいても何日も放置する
• 営業時間外に何度も電話する
• 企業名や用件を確認せずにかける
• 担当者が不在でも伝言を頼まず切る
• 友人に話すような言葉づかいをする

特に避けたいのは、着信だけを見て何も確認せず電話することです。担当者名や用件を把握していないと、相手を待たせたり、別の部署へつないでもらう手間が増えたりします。

電話で確認しておきたい内容

つながったら、面接日時や提出物などを復唱します。聞き取れなかった場合は、「恐れ入りますが、もう一度お願いいたします」と伝えて問題ありません。曖昧なまま終えるより、確認する方が誠実です。

最後は「本日はお時間をいただき、ありがとうございました」と伝え、相手が電話を切った後にこちらも切ります。緊張していても、相手への感謝を忘れないようにしましょう。

メモ: 失敗したと感じても、早めの謝罪と正確な再連絡で印象は整えられます。焦って言い訳を重ねず、次の行動に移してください。

まとめ

就活の折り返し電話に出られなかったときは、次の流れで対応しましょう。

• 着信履歴と留守電を確認する
• 営業時間内の適切な時間に折り返す
• 担当者が不在なら伝言やメールを残す
• 用件や日時を復唱し、丁寧に終える

出られなかった事実だけで、すぐに不利になるとは限りません。大切なのは、放置せず、相手が確認しやすい形で連絡することです。企業の公式サイトで営業時間や採用窓口を確認し、落ち着いて折り返してみてください。