エントリーシート郵送の正しい方法｜封筒・宛名・送付状の書き方

こんにちは、レポトンです

「エントリーシートを郵送することになったけれど、封筒の選び方や宛名の書き方がわからない」「送付状は必要なのか、どの郵便方法を選べばよいのか」とお悩みではないでしょうか？

そこで今回は、エントリーシート郵送の基本ルールから、封筒・宛名・送付状の書き方、郵送前のチェックポイントまでをわかりやすく解説します！

この記事を読むと、エントリーシートを正しいマナーで準備し、必要書類を漏れなく安全に郵送できるようになりますよ。

応募書類を万全の状態で送り、採用担当者に好印象を与えたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！

それではどうぞ！

1. エントリーシートを郵送する前に確認すべき基本ルール

エントリーシートを郵送する際は、まず企業から届いた案内を細かく確認しましょう。提出期限、宛先、必要書類、指定の封筒や郵送方法が記載されている場合があります。企業の指示があるときは、一般的なマナーよりも案内内容を優先してください。

提出期限は「必着」なのか「消印有効」なのかも重要です。必着は期限日までに企業へ届いていなければならず、消印有効は期限日当日の消印があれば認められるという意味です。意味を取り違えると、期限内に送ったつもりでも受け付けてもらえない可能性があります。

提出書類と記入内容を確認する

エントリーシートは、記入漏れや誤字脱字がないかを確認します。写真の貼付、日付の記入、署名欄、押印欄なども忘れやすいポイントです。コピーを取ってから提出すると、後で記入内容を確認しやすくなります。履歴書や成績証明書など、同封が必要な書類がないかもチェックしましょう。

また、個人情報を含む重要書類なので、雨や折れから守れるように準備することも大切です。提出直前に慌てないよう、締切日の数日前には発送できる状態に整えておくと安心です。

2. 封筒の選び方と表面・裏面の正しい書き方

エントリーシートを折らずに入れられる、角形2号の白い封筒を使うのが一般的です。白色は正式な応募書類に適しており、茶封筒よりも改まった印象を与えやすいでしょう。書類を折らずに入れることで、採用担当者が扱いやすく、見た目も整います。

封筒の表面には、郵便番号、都道府県から始める住所、会社名、部署名、担当者名を記載します。会社名は略さず、株式会社を含めて正式名称を書きましょう。担当者名がわかる場合は「〇〇部〇〇課　〇〇様」とし、担当者名が不明で部署宛てなら「〇〇部御中」と書きます。「御中」と「様」は併用しません。

「応募書類在中」は赤字で目立たせる

封筒表面の左下には、赤字で「応募書類在中」または「エントリーシート在中」と記載し、四角で囲みます。これは重要書類が入っていることを郵便物の仕分け担当者や企業側に伝えるための表示です。市販のスタンプを使っても問題ありません。

裏面には、左上または中央付近に自分の郵便番号、住所、大学名・学部・学年、氏名を記載します。封をしたら、封じ目に「〆」を書くと、未開封であることを示せます。宛名や住所は読みやすい楷書で書き、修正液や修正テープの使用は避けましょう。書き間違えた場合は、新しい封筒に書き直すのが無難です。

3. 送付状の構成とそのまま使える例文

送付状は、封筒にどのような書類が何部入っているかを伝えるための案内状です。企業から不要と指定されていない限り、エントリーシートを郵送する際は添えると丁寧です。送付状そのものが選考対象になるとは限りませんが、書類を整理して提出する姿勢を示せます。

基本的な構成は、作成日、宛名、差出人、件名、頭語とあいさつ、本文、記書き、結語です。A4用紙1枚にまとめ、内容を簡潔に記載します。手書きでもパソコン作成でも構いませんが、エントリーシートと書式をそろえると全体が整って見えます。

送付状の例文

令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
人事部　採用ご担当者様

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名　〇〇〇〇
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇0-0-0
電話：000-0000-0000
メール：0000@example.com

エントリーシート送付の件

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、貴社の採用選考に応募させていただきたく、下記の書類を送付いたします。ご査収くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具

記
・エントリーシート　1部
以上

宛名が「採用ご担当者様」と指定されている場合はそのまま使えます。担当者名がわかっている場合は、個人名の後に「様」を付けます。送付状の日付は、原則として投函する日を記載しましょう。書類の部数は実際に封入する内容と一致させることが大切です。

4. 郵送前に行う書類の入れ方・添え方チェック

書類を封筒に入れる前に、まず提出書類をすべて並べて確認します。送付状、エントリーシート、履歴書、証明書など、企業の案内に記載されている順番を基本にするとよいでしょう。特に指定がなければ、最初に送付状、その下にエントリーシートや履歴書などの応募書類を重ねます。

書類は上下の向きと表裏をそろえ、採用担当者が封筒から取り出したときに読みやすい状態にします。クリアファイルに入れてから封筒へ入れると、雨濡れや折れを防げます。透明または無色のファイルを選び、派手な色やキャラクター柄は避けるのが安心です。

封をする前の最終チェック

封をする前に、必要書類の不足、記入漏れ、写真の剥がれ、宛名の誤り、送付状の部数表記を確認します。封筒に入れた後は、表面と裏面をスマートフォンで撮影しておくと、発送記録として役立ちます。封筒の中身を確認したら、のりでしっかり封をし、封じ目に「〆」を記入します。

ホチキスやクリップで書類を留めるかどうかは、企業の指示に従います。指示がない場合、エントリーシートを傷つけるホチキスは避け、クリアファイルでまとめるのが無難です。書類を無理に押し込むと折れや汚れの原因になるため、封筒のサイズにも余裕を持たせましょう。

5. 送る時期・郵便方法・料金の選び方

郵送は、締切日に間に合うよう余裕を持って行います。特に「必着」の場合は、郵便局の配達日数を確認し、できれば締切日の数日前に届くよう発送しましょう。土日祝日や大型連休を挟むと配達に時間がかかることがあるため、直前の投函は避けるのが安全です。

料金は封筒の大きさ、重さ、郵便方法によって変わります。角形2号の封筒は定形外郵便になることが多く、書類を数枚入れると重量区分が変わる場合があります。料金不足を防ぐため、郵便局の窓口で重さを計ってもらうと確実です。料金分の切手を貼る場合は、封筒の左上にまっすぐ貼ります。

追跡できる方法を選ぶと安心

重要な応募書類なので、特定記録郵便や簡易書留など、発送状況を確認できる方法を選ぶと安心です。簡易書留は追跡に加えて手渡し配達が行われますが、企業が受け取りやすい方法かどうかも考慮しましょう。締切直前に速達を利用する方法もありますが、速達は余裕を持った発送の代わりにはなりません。

ポストに投函する場合は、集荷時刻も確認してください。最終集荷後に投函すると、翌日の扱いになることがあります。発送後は、郵便方法、受付日、追跡番号、到着予定日を控えておくと、万一の問い合わせにも対応できます。

6. エントリーシート郵送で起こりやすい失敗と対策

よくある失敗の一つは、締切日の確認不足です。「必着」と「消印有効」を混同したり、企業に届くまでの日数を考えずに発送したりすると、選考に間に合わない可能性があります。募集要項を保存し、締切の種類と提出先を付箋などで目立たせておきましょう。

宛名の間違いも注意が必要です。会社名や部署名を省略したり、「御中」と「様」を重ねたりすると、書類全体の印象を損ねることがあります。公式サイトや募集案内を見ながら、封筒に書く前に宛名を紙へ下書きするとミスを防げます。

書類の入れ忘れ・料金不足を防ぐ

送付状に記載した書類と実際の封入物が違う、写真を貼り忘れる、署名欄が空欄のままというケースもあります。封をする前にチェックリストを使い、一つずつ確認しましょう。チェック後に封筒へ入れた人とは別の人に見てもらうと、見落としをさらに減らせます。

また、規格や重量を確認せずに切手を貼ると、料金不足で返送されたり、企業側が不足分を負担したりするおそれがあります。不安な場合は郵便局の窓口を利用し、追跡可能な方法で発送しましょう。万一、誤送付や期限遅れに気づいたら、すぐに企業へ連絡し、状況を簡潔かつ正直に伝えることが大切です。

まとめ

エントリーシートを郵送する際は、企業の提出ルールを確認し、折らずに入る白い角形2号封筒を用意します。宛名は正式名称で書き、表面左下に「応募書類在中」と表示しましょう。送付状を添え、書類の向きや不足、料金、締切日を確認してから発送することも重要です。できるだけ早めに郵便局の窓口から追跡可能な方法で送り、発送記録を残しておけば安心です。