ES提出メールの書き方｜採用担当に伝わる例文とマナー

こんにちは、レポトンです

エントリーシート（ES）をメールで提出するとき、「件名は何を書けばいいの？」「添付ファイルの付け方は合っている？」と悩んでいないでしょうか？提出方法を間違えて、採用担当者に悪い印象を与えないか不安になる人も多いですよね。

そこで今回は、採用担当者に伝わるES提出メールの書き方と例文、送信前に確認したいマナーをわかりやすく解説します！

この記事を読むと、失礼のないES提出メールを作成し、添付ファイルまで確認して落ち着いて送信できるようになりますよ。

自信を持ってESを提出したい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！

それではどうぞ！

1. ES提出メールで押さえるべき基本マナー

ES提出メールでは、誰が、何を、どの目的で送ったのかが一目でわかることが大切です。採用担当者は多くのメールを確認しているため、簡潔で礼儀正しい文面に整えましょう。企業から指定された方法やファイル形式がある場合は、自己判断で変更せず、その指示を優先します。

企業指定の提出方法を優先する

まず確認したいのは、メール提出が本当に必要かどうかです。専用フォームや採用管理システムからの提出を指定されている場合、メールで送ると受付対象外になる可能性があります。メール提出の指示がある場合も、宛先、件名、ファイル名、形式、提出期限を確認してから作成してください。

ビジネスメールとして整える

友人とのメッセージとは異なり、絵文字やくだけた表現は使いません。「お世話になっております」と始め、大学名、学部、氏名を名乗って用件を伝えます。本文は長くしすぎず、採用担当者が必要な情報をすぐ把握できる順番にすると読みやすくなります。

送信後は、自分の送信済みメールで添付ファイルが正しく付いているかも確認しましょう。提出完了画面が表示されないメールでは、送信済みフォルダを確認しておくと安心です。

2. そのまま使えるES提出メールの例文

ES提出メールは、件名、宛名、あいさつ、名乗り、提出内容、結びの順に書くと自然にまとまります。以下の例文は、企業からメール提出を指定され、採用担当者の氏名がわからない場合を想定しています。自分の情報や企業名に置き換えて使いましょう。

基本的な提出メール

件名：エントリーシート提出の件（〇〇大学・山田太郎）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。

〇〇年度新卒採用のエントリーシートを添付にて提出いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認くださいますようお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
山田太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話：090-0000-0000
メール：taro.yamada@example.com
――――――――――

説明会や担当者から案内を受けた場合

件名：エントリーシート提出の件（〇〇大学・山田太郎）

株式会社〇〇
採用部　〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の山田太郎です。先日の会社説明会では、貴重なお話をありがとうございました。

ご案内いただきましたエントリーシートを添付にて提出いたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

担当者名がわかっている場合は「採用ご担当者様」ではなく、「採用部　〇〇様」のように記載します。役職と氏名がわかるなら、役職名と氏名を並べても問題ありません。

3. 件名・宛名・本文の正しい書き方

メールの各部分には、それぞれ役割があります。件名で用件を示し、宛名で相手を明確にし、本文で提出者と添付内容を伝えます。どこか一つでも情報が不足すると、確認に手間をかけさせてしまうため、型に沿って作成するのがおすすめです。

件名は用件と氏名を入れる

件名は「ES提出の件」だけで終わらせず、大学名や氏名も入れます。「エントリーシート提出の件（〇〇大学・山田太郎）」のようにすると、採用担当者が差出人と目的をすぐ確認できます。「お願いします」「ESです」といった曖昧な件名や、内容のない「Re:」だけの件名は避けましょう。

宛名は正式名称で書く

会社名は「（株）」と省略せず、正式名称を書きます。部署名や担当者名がわかる場合は、会社名、部署名、氏名の順に記載します。担当者名に「様」を付けたうえで「御中」を重ねるのは誤りです。部署宛てなら「採用部御中」、担当者宛てなら「採用部〇〇様」と使い分けます。

本文は結論を早めに伝える

本文では、最初にあいさつと所属・氏名を伝え、その後に「何を添付したか」を書きます。複数のファイルを送るときは、ファイル名まで示すと親切です。最後は「ご確認くださいますようお願いいたします」と締め、署名には大学名、氏名、電話番号、メールアドレスを入れます。

4. ESを添付・送信するときのチェック項目

添付ミスは、内容以前に「確認が足りない」という印象につながりやすい部分です。送信ボタンを押す前に、ファイルそのものとメール設定を分けて確認しましょう。特にスマートフォンから送る場合は、添付漏れや文字化けが起きていないか注意が必要です。

ファイルを確認する

企業の指定形式に合っているか、ファイルを開いてレイアウトが崩れていないかを確認します。Word形式で作成したESをPDFに変換すると、環境による表示ずれを防ぎやすくなります。ただし、PDF指定がない場合は、企業の指示に従ってください。ファイル名は「ES_〇〇大学_山田太郎.pdf」のように、内容と氏名がわかる形にすると管理しやすくなります。

送信先とメール設定を確認する

宛先に誤りがないか、CCやBCCに不要なアドレスが入っていないかを確認します。本文中で説明した添付ファイルが実際に付いていること、容量が大きすぎないことも重要です。送信元は、できるだけ大学のメールアドレスなど、氏名がわかるアドレスを使用しましょう。

送信後は、送信済みフォルダにメールが残っているかを見ておきましょう。企業から受領連絡が届くとは限らないため、提出を証明できるよう、送信メールを削除せず保管しておくと安心です。

5. 締切直前や再提出などケース別の対応方法

通常どおり提出できない状況では、慌てて短いメールを送るより、事実と対応を簡潔に伝えることが大切です。締切の扱いは企業ごとに異なるため、困ったときは募集要項や案内メールを確認し、それでも判断できない場合に採用窓口へ相談します。

締切直前に提出する場合

締切直前でも、通常の提出メールと同じく、件名や本文を整えて送ります。「遅くなり申し訳ありません」と過度に謝るより、提出物を明確に伝えるほうが重要です。締切時刻を過ぎそうな場合や、システム障害など自分では解決できない事情がある場合は、事情、現在の状況、いつ提出できる見込みかを採用担当者に連絡しましょう。

添付忘れや誤ったファイルを送った場合

気づいた時点ですぐに訂正メールを送ります。件名は「再送：エントリーシート提出の件（〇〇大学・山田太郎）」などとし、先ほどのメールに不備があったこと、正しいファイルを添付して再送することを簡潔に説明します。何度も別のファイルを送ると混乱するため、正しいものを一つに整理して送信しましょう。

再提出を求められた場合

再提出の指示を受けたら、対応へのお礼を伝えたうえで、指定された期限や方法に従います。「ご指摘いただきありがとうございます。修正版を添付にて再提出いたします」と書けば十分です。修正した箇所を長く説明する必要がない場合は、本文を簡潔に保ち、ファイル名に「修正版」と入れて区別しやすくします。

6. 採用担当者に悪印象を与えるNG例

ESの内容が良くても、メールの基本的なミスが重なると、確認不足や配慮不足と受け取られることがあります。採用担当者に余計な負担をかけないためにも、ありがちなNG例を先に知っておきましょう。

件名や宛名が曖昧

「ES送ります」「よろしくお願いします」だけでは、誰から何のメールが届いたのかわかりません。また、会社名を略したり、担当者名に「御中」を付けたりするのも不適切です。件名には提出物と氏名を入れ、宛名は企業名や部署名を正式に書きましょう。

本文が短すぎる、またはくだけすぎている

「添付しました。確認お願いします。」だけでは、あいさつや所属がなく、ビジネスメールとしては不十分です。一方で、「どうしても入りたいです」といった熱意だけを長く書くのも適切ではありません。提出メールは応募理由を伝える場ではなく、必要な情報を正確に届ける場だと考えましょう。

添付や送信のミスを放置する

添付漏れ、別企業向けのES、開けないファイルを送ったままにするのは大きなミスです。誤りに気づいたら、言い訳を重ねず、訂正内容を明記して速やかに再送します。また、複数の企業へ送るメールで宛先を一斉に表示したり、他社向けの文章を残したりするのも避けてください。

メールは、採用担当者があなたと最初にやり取りする機会になることもあります。特別な表現で目立たせる必要はないので、相手が確認しやすい、正確で丁寧な文面を心がければ十分です。

まとめ

ES提出メールでは、次の点を意識しましょう。

• 件名に提出内容、大学名、氏名を入れる
• 宛名や本文をビジネスメールの形式で整える
• 指定形式、ファイル名、添付内容を確認する
• ミスがあれば放置せず、速やかに訂正する

まずは例文をもとに自分の大学名や氏名を入力し、企業の案内と照らし合わせてください。送信前にチェック項目を一つずつ確認すれば、落ち着いてESを提出できます。