面接をお願いしたいときのメール例文｜書き方と返信対応

こんにちは、レポトンです

「面接をお願いしたいけれど、失礼のないメールの書き方がわからない」「候補日の出し方や、返信がないときの対応に迷う」とお悩みではないでしょうか？

そこで今回は、面接を依頼するメールの基本マナーから、そのまま使える例文、候補日の調整方法や返信対応までをわかりやすく解説します！

この記事を読むと、相手に配慮した面接依頼メールを作成し、候補日の提示から返信後の対応までスムーズに進められるようになりますよ

就職活動やインターンシップの選考を丁寧に進めたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！

それではどうぞ！

1. 面接を依頼するメールに必要な基本マナー

面接をお願いするメールでは、誰が、何のために連絡し、どのような対応を希望しているのかを簡潔に伝えることが大切です。採用担当者は多くのメールを確認しているため、要点がすぐにわかる文章を心がけましょう。

送信前に確認したい基本事項

宛名には企業名、部署名、担当者名を記載します。担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」としても問題ありません。冒頭では大学名、学部・学年、氏名を名乗り、どの求人や案内を見て連絡したのかを説明します。

丁寧さと簡潔さを両立する

「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご検討いただけますと幸いです」のような表現を使うと、相手への配慮が伝わります。一方で、自己紹介や志望理由を長く書きすぎると、面接依頼の要点が埋もれてしまいます。詳しい内容は面接の場で伝えるものと考え、メールは必要な情報に絞りましょう。

2. そのまま使える面接依頼メールの例文

面接依頼メールは、件名、宛名、名乗り、連絡した理由、依頼内容、候補日、結びの言葉、署名という順番にすると作成しやすくなります。以下の例文を基本に、応募先や連絡状況に合わせて書き換えてください。

求人や案内を見て初めて依頼する場合

件名：面接のお願い（〇〇大学・氏名）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
貴社の求人情報を拝見し、〇〇職の仕事内容に関心を持ち、ご連絡いたしました。

ぜひ一度、業務内容や選考についてお話を伺う機会をいただきたく、面接をお願い申し上げます。
ご都合がよろしければ、下記の日程でお時間をいただけますでしょうか。
〇月〇日（〇）〇時〜〇時
〇月〇日（〇）〇時〜〇時
〇月〇日（〇）終日

上記以外の日程でも調整可能です。ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名：〇〇〇〇
電話：000-0000-0000
メール：xxxxx@example.com
――――――――――

面談後に正式な面接をお願いする場合

件名：面接のお願い（〇月〇日の説明会参加・〇〇大学〇〇〇〇）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇です。先日は会社説明会で貴重なお話を伺い、ありがとうございました。

説明会を通じて、貴社で働きたいという思いがより強くなりました。つきましては、選考に関する面接の機会をいただきたく、ご連絡いたしました。
お手数をおかけしますが、面接の日程についてご案内いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

紹介を受けて連絡する場合

知人や大学のキャリアセンターから紹介を受けた場合は、誰から紹介されたのかを最初に書くと、担当者が用件を把握しやすくなります。「〇〇様からご紹介いただきました」と明記し、紹介者に確認した連絡先へ送信しましょう。面接を希望する気持ちだけでなく、相手の都合を尊重する姿勢も添えると、落ち着いた印象になります。

3. 件名・本文の書き方と伝えるべき項目

メールの件名は、開封しなくても用件がわかるように作ります。「面接のお願い」だけでは情報が少ないため、用件と氏名、必要に応じて大学名を加えると親切です。

件名に入れる情報

本文に入れるべき項目

本文では、まず宛名と挨拶を書き、自分の所属と氏名を名乗ります。次に、求人、説明会、紹介など、連絡したきっかけを明らかにしましょう。そのうえで面接を希望する理由を一文程度で伝え、相手に求める対応を具体的に書きます。候補日を提示する場合は、曜日や時間帯まで記載すると調整が進みやすくなります。

返信しやすい終わり方にする

結びでは、「ご検討のほどよろしくお願いいたします」「ご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです」など、相手が次に取る行動を明確にします。最後には大学名、氏名、電話番号、メールアドレスを含む署名を付けましょう。スマートフォンから送る場合も、本文全体の表示を確認してから送信すると安心です。

4. 面接候補日を提示するときの調整方法

候補日は一つだけでなく、複数の選択肢を示すのが基本です。相手が予定を合わせやすくなり、やり取りの回数も減らせます。授業やアルバイトの予定を確認したうえで、確実に参加できる日時を提示しましょう。

候補日の出し方

候補日は、日付、曜日、時間帯をそろえて記載します。「〇月〇日ならいつでも可能です」よりも、「〇月〇日（〇）〇時から〇時まで」のように幅を示すほうが、担当者は調整しやすくなります。オンライン面接の場合も、使用できる時間帯を具体的に伝えてください。

状況	伝え方の例
複数日で対応できる	〇月〇日（〇）〇時〜〇時、〇月〇日（〇）〇時以降
時間の調整が可能	〇月〇日（〇）は終日調整可能です
提示日が合わない場合	上記以外でも調整いたしますので、ご都合をお知らせください

日程が決まった後の返信

担当者から日時の提案が届いたら、できるだけ早く返信し、参加できるかどうかを明確に伝えます。「〇月〇日〇時からの面接で承知いたしました」と復唱すると、認識違いを防げます。会場、オンライン会議のURL、持ち物、服装などの案内がある場合は、内容を確認したことも添えましょう。

都合が合わないときは、理由を長く説明する必要はありません。「申し訳ございませんが、いただいた日時は都合がつかないため、下記の日程で再度ご検討いただけますでしょうか」と伝え、代わりの候補を複数提示します。一度了承した日時を変更する場合は、早めに連絡することが重要です。

5. 返信がない場合の催促メールと注意点

面接依頼を送った後に返信がない場合は、すぐに催促するのではなく、まず送信先、件名、添付ファイル、迷惑メールフォルダを確認しましょう。企業側の休業日や担当者の不在も考えられるため、数営業日たってから、確認のためのメールを送ると自然です。

催促メールの例文

件名：面接のお願いについてのご確認（〇〇大学・氏名）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。

先日、〇〇職の面接についてお願いしたメールをお送りしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。行き違いとなっておりましたら、申し訳ございません。

お忙しいところ恐れ入りますが、面接についてご検討いただけますと幸いです。追加で必要な情報などがございましたら、お知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

催促するときの注意点

催促メールは、相手を急かすためではなく、メールが届いているかを確認するためのものです。以前送った内容がわかるよう、同じメールへの返信形式で送ると担当者が確認しやすくなります。締切がある場合は、事情と希望日を簡潔に伝えましょう。

それでも連絡がない場合や、面接日が近づいている場合は、案内されている電話番号へ問い合わせる方法もあります。電話では大学名と氏名、メールを送った日時、用件を簡潔に伝え、担当者の都合を考えて落ち着いて話しましょう。

まとめ

面接を依頼するメールは、要件を簡潔にしながら、相手が返信しやすい形に整えることがポイントです。

• 件名に用件と氏名を入れ、本文では所属と連絡理由を伝える
• 候補日は複数提示し、日付・曜日・時間を具体的に書く
• 返信がないときは、数営業日後に丁寧な確認メールを送る

まずは例文をコピーし、応募先の企業名や面接理由、候補日を自分の状況に合わせて書き換えてみましょう。送信前に宛先と文章を見直せば、落ち着いて面接の依頼ができますよ。