就活における履歴書のメール送付マナーと注意点

こんにちは、レポトンです

「履歴書をメールで送る際のマナーがわからない」「正しい書き方が知りたい」とお悩みではないでしょうか？

そこで今回は、就活における履歴書のメール送付マナーと注意点を、わかりやすく解説します！

レポトン

この記事は次のような人におすすめ！

履歴書のメール送付に不安がある方
正しい送付方法を知りたい方
新卒就活に向けて準備をしている方

この記事を読むと、履歴書送付時の基本マナーや正しい書き方が、わかるようになりますよ

しっかりとしたメール送付をしたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！

それではどうぞ！

履歴書送付時の注意事項

履歴書をメールで送る際には、いくつかの基本的なマナーを守ることが重要です。これにより、受取人に良い印象を与え、選考過程での評価を高めることができます。

メールの件名を明確にする

メールの件名は、受取人が一目で内容を理解できるように明確に設定しましょう。例えば、「履歴書送付：氏名」とすることで、どのようなメールかすぐに分かります。

添付ファイルの形式と命名

履歴書のファイル形式は、PDFが一般的です。これにより、レイアウトが崩れる心配が少なくなります。また、ファイル名は「氏名_履歴書.pdf」など、受取人が識別しやすい名前にしましょう。

メール本文の丁寧さ

メール本文では、挨拶やお礼の言葉を忘れずに記載しましょう。例えば、「お世話になっております。氏名です。添付にて履歴書をお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」といった形式が適切です。

履歴書送付メールの基本構成

履歴書を送付する際のメールは、相手に対する最初の印象を決定づける重要な要素です。以下の基本構成を参考に、丁寧かつわかりやすいメールを心掛けましょう。

件名の工夫

メールの件名は簡潔で明確にしましょう。例えば、「履歴書送付の件：氏名」とすることで、受取人が一目で内容を理解できるようになります。企業名や職種名を加えると、さらに具体的な印象を与えることができます。

本文の内容

メールの本文では、まず自分の名前と応募職種を明記し、履歴書を送付する旨を伝えます。礼儀正しい挨拶文を含め、感謝の気持ちを表すことも重要です。例えば、「お世話になっております。○○（会社名）の△△（自分の名前）です。履歴書をお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。」といった形で記述します。

添付ファイルの確認

メールに履歴書を添付する際は、ファイル名にも注意を払いましょう。「履歴書_氏名.pdf」のように、わかりやすい名前を付けることで、受取人が簡単にファイルを特定できます。また、ファイル形式はPDFを推奨します。これにより、レイアウトが崩れることなく、安心して相手に送付できます。

新卒向け履歴書送付のメール文例

新卒就活において、履歴書をメールで送付する際の文例を紹介します。メールは企業に対する第一印象を左右する重要なポイントですので、丁寧に書くことが求められます。

基本的なメールの構成

まずはメールの基本的な構成について説明します。メールの件名、宛名、本文、署名の順に記載するのが一般的です。

件名には「履歴書送付の件」や「[会社名] への履歴書送付」といった具体的な内容を記載しましょう。

メール文例

以下に具体的なメール文の例を示します。

件名: [会社名] への履歴書送付

宛先: [担当者名] 様

本文:

お世話になっております。[あなたの名前]です。

この度は御社の[職種名]に応募させていただきたく、履歴書を添付いたします。

何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

[あなたの名前]

[電話番号]

[メールアドレス]

注意点

メールを送信する際は、以下の点に注意しましょう。

1. 添付ファイルは必ず確認し、ファイル名は「[あなたの名前]_履歴書.pdf」のように分かりやすくしましょう。

2. メール文中に誤字脱字がないか再確認することが重要です。

3. 送信前に宛先を確認し、間違った相手に送信しないように注意しましょう。

履歴書送付時の添付ファイルについてのポイント

履歴書をメールで送付する際には、添付ファイルに関していくつかの重要なポイントがあります。正しい形式やファイル名、サイズに注意を払うことで、受け取る側に良い印象を与えることができます。

ファイル形式の選択

履歴書を送付する際は、一般的にPDF形式が推奨されます。この形式は、レイアウトが崩れず、どのデバイスでも同じように表示されるため、安心して利用できます。Wordファイル（.docx）や画像ファイル（.jpg、.png）も使用可能ですが、受取側の環境によっては表示の問題が起こることがあるため注意が必要です。

ファイル名の明確化

添付ファイルの名前は、受取人が容易に識別できるように設定しましょう。例えば、「履歴書_山田太郎.pdf」といった形式が理想的です。これにより、受取人はすぐにあなたの書類を見つけやすくなります。ファイル名に日付やその他の識別情報を加えることも有効ですが、過剰にならないように心掛けましょう。

ファイルサイズの確認

履歴書の添付ファイルは、ファイルサイズにも注意が必要です。一般的には、ファイルサイズが大きすぎるとメール送信が困難になる場合があります。適切なサイズは1MB以下が望ましいですが、必要に応じて圧縮することも検討しましょう。ただし、圧縮しすぎて品質が劣化しないように気をつけてください。

ケース別の履歴書送付メールの書き方

応募先企業への履歴書送付

応募先企業に履歴書を送る際は、まず件名を明確にし、応募ポジション名を含めることが重要です。例えば、「〇〇職に応募するための履歴書送付」といった形で、受取人が即座に内容を理解できるように心がけましょう。また、本文では自己紹介や応募の動機を簡潔に述べ、最後には履歴書と職務経歴書を添付する旨を記載します。