こんにちは、レポトンです。
「転職活動中に面接を辞退することになったが、どのように連絡をすればよいのか不安」「辞退の理由を伝える際のマナーが分からない」とお悩みではないでしょうか？
そこで今回は、転職面接辞退メールの書き方とマナーについて、わかりやすく解説します！
この記事は次のような人におすすめ！
- 面接辞退の連絡をどうしたらいいか悩んでいる方
- 辞退理由を伝える際のマナーに不安を感じている方
- 失礼にならない方法を知りたい方
この記事を読むと、転職面接を辞退する際の適切なメールの書き方や注意点が、わかるようになりますよ。
失礼なく辞退したい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね！
それではどうぞ！
面接辞退の意義
面接辞退メールは、転職活動において非常に重要な役割を果たします。面接を辞退する際に適切に連絡を行うことで、企業に対しての敬意を示し、今後の関係性を良好に保つことができます。
信頼関係の構築
辞退の連絡をすることで、企業との信頼関係が築けます。面接を受ける予定だった企業に対して、きちんとした理由で辞退することを通知することで、相手の時間を無駄にしない配慮を示すことができます。
プロフェッショナルな印象
面接辞退メールは、あなたのプロフェッショナルな姿勢をアピールする機会でもあります。きちんとした文面で辞退の意向を伝えることで、企業からの評価が向上し、将来的に別のポジションでのチャンスが得られる可能性もあります。
将来の可能性を考慮する
面接を辞退する場合でも、今後のキャリアにおいてその企業との接点が重要になることがあります。辞退の際に良い印象を残すことで、将来的に再度応募する際に有利になるでしょう。
辞退理由別のメール例文
他の企業に決めた場合
件名: 面接辞退のお知らせ
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇（あなたの名前）です。
先日は面接の機会をいただき、ありがとうございました。大変恐縮ですが、他の企業に内定をいただきましたため、今回の面接を辞退させていただきます。
貴社には大変興味を持っておりましたので、今回の結果は悔しい限りです。また別の機会がございましたら、ぜひご縁をいただきたいと思っております。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇（あなたの名前）
連絡先電話番号
メールアドレス
他の職種に転職する場合
件名: 面接辞退のご連絡
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇（あなたの名前）です。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。しかしながら、自己のキャリアプランを見直した結果、他の職種を目指すことに決めましたため、面接を辞退させていただきます。
貴社には非常に魅力を感じており、今回の決断は苦渋の選択でした。またの機会にご縁がありました際には、何卒よろしくお願いいたします。
敬具
〇〇（あなたの名前）
連絡先電話番号
メールアドレス
プライベートの事情による辞退
件名: 面接辞退のご連絡
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇（あなたの名前）です。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ですが、個人的な事情により面接を辞退させていただくこととなりました。
貴社には多くの魅力を感じておりましたので、今回の辞退は非常に残念です。今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
敬具
〇〇（あなたの名前）
連絡先電話番号
メールアドレス
面接辞退の際のマナーと注意点
転職活動を進める中で、面接を辞退することがあるかもしれません。その際、相手に失礼のないようにするためのマナーや注意点を理解しておくことが重要です。
連絡は早めに行う
面接を辞退する場合、できるだけ早く連絡をすることが大切です。特に、面接日が近い場合は、相手も準備を進めている可能性があるため、早めの通知が求められます。
丁寧な言葉遣いを心掛ける
辞退の連絡をする際は、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。相手への感謝の意を表しつつ、理由を簡潔に伝えることで、相手に良い印象を残すことができます。
再度の機会に対する意欲を示す
辞退する理由があっても、将来的な機会に対する意欲を示すことは大切です。「またの機会があれば、ぜひお声がけください」といった一言を添えることで、関係を良好に保つことができます。
電話での面接辞退の方法
電話で面接を辞退する際は、相手に失礼がないように注意が必要です。以下に、電話での辞退を行う際のポイントをいくつか紹介します。
タイミングを考える
面接の前日や当日に辞退を伝えるのは避けるべきです。できるだけ早めに連絡を入れることで、相手に対して配慮を示すことができます。
感謝の気持ちを伝える
面接の機会を与えてくれたことに感謝の意を表すことが重要です。「お忙しい中、面接の機会をいただきありがとうございました」といった言葉を添えると良いでしょう。
理由を簡潔に説明する
辞退の理由は必ずしも詳細に説明する必要はありませんが、「他の機会を選ぶことにしました」といった簡潔な理由を伝えることで、相手も納得しやすくなります。
辞退後の適切な対応
面接辞退の連絡をした後も、適切なフォローアップを行うことが重要です。これにより、将来的な関係を良好に保つことができます。
感謝の意を示す
辞退の際には、面接の機会を提供してくれた企業に対して感謝の意を述べることが大切です。メールの最後に「貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」といった一文を加えることで、相手に敬意を示すことができます。
将来の機会について言及する
辞退の理由によっては、将来的に再度応募したい旨を伝えることが有効です。「今後の機会があれば、ぜひまたご縁をいただければと思います」といった表現を使うと良いでしょう。
連絡先の交換
面接官や人事担当者との関係を維持するために、連絡先の交換を提案するのも一つの方法です。「今後ともご指導を賜れれば幸いです」といった言葉を添えると、相手も快く応じてくれるかもしれません。
